Planlægning
Nyt kontor.
En plan, der hænger sammen.
Fordel ansvaret, mærk udstyret og planlæg rækkefølgen, før arbejdspladserne pakkes ned.
En kontorflytning består af mange små afhængigheder: adgang, udstyr, mennesker og rækkefølge. En fælles plan og tydelig mærkning gør det muligt at flytte uden at miste overblikket over, hvad der skal fungere først.
Det vigtigste, kort fortalt.
- Udpeg én ansvarlig koordinator og en fælles tidslinje.
- Lav inventar og mærk efter destinationen i det nye kontor.
- Planlæg adgang og rækkefølge for de vigtigste arbejdspladser.
01 · Fordel ansvar
Giv koordineringen et tydeligt ejerskab.
Udpeg én person, der samler planen og kan svare på spørgsmål. Aftal også, hvem der har nøgler, adgang til begge lokaler og kontakt til dem, der hjælper med flytningen.
Lav en enkel tidslinje med sidste arbejdsdag, nedpakning, transport og den rækkefølge, arbejdspladserne skal åbnes igen. Del den med alle berørte i god tid.
02 · Lav inventar
Få overblik over møbler, udstyr og kasser.
Registrér skriveborde, stole, skærme, kasser og andet udstyr. Notér særligt tunge, store eller skrøbelige dele, og afklar hvad der ikke skal med.
Brug oversigten til at vurdere transporten og til at kontrollere, at de vigtigste dele når frem. Personfølsomme dokumenter og særligt værdifuldt udstyr bør have en særskilt, aftalt håndtering.
03 · Mærk udstyret
Lad mærkningen pege på den nye plads.
Giv rum, zoner eller arbejdspladser et enkelt navn eller nummer. Mærk derefter møbler, kasser og udstyr med den destination, de skal have på det nye kontor.
Hold kabler, strømforsyninger og tilbehør samlet med det udstyr, de hører til. Tag gerne et billede af tilslutningerne, før en arbejdsplads skilles ad.
- På kassenSkriv destination og en kort beskrivelse af indholdet.
- På udstyretBrug en mærkning, der kan fjernes uden at beskadige overfladen.
- I planenPrioritér de arbejdspladser, der skal fungere først.
04 · Planlæg dagen
Gør adgang og rækkefølge tydelig på dagen.
Sørg for, at elevatorer, porte og nødvendige adgangsveje er tilgængelige. Hold begge adresser bemandet, og giv besked, hvis tidsplanen eller adgangen ændrer sig.
Begynd med de områder, der skal være driftsklare først. Når transporten er afsluttet, så brug inventarlisten til en fælles gennemgang, før emballage og mærker fjernes.
Klar til flyttedagen?
Én sidste gennemgang.
- Koordinator, nøgler og kontaktpersoner er aftalt.
- Inventarlisten dækker møbler, udstyr og kasser.
- Alt er mærket med destination i det nye kontor.
- Kabler og tilbehør er samlet med udstyret.
- Rækkefølge og adgang er bekræftet for flyttedagen.
God flytning — og god start på din nye adresse.
Tilbage til bloggen
